Waarom een vertrouwenspersoon?

Als werkgever ben je verplicht om zorg te dragen voor de veiligheid en gezondheid van je werknemers. In 2007 is de Psycho-Sociale Arbeidsbelasting (PSA) (i)  opgenomen in de wet. (link naar website Arbowet)

• Agressie en geweld
• Pesten
• Seksuele intimidatie
• Discriminatie (met inbegrip van seksuele discriminatie)
• Schendingen en integriteit (i)

Dit zijn verschillende factoren in de arbeidssituatie die stress kunnen veroorzaken en als werkgever ben je verplicht dit te voorkomen en zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving.

Dit houdt onder andere in dat de werkgever:

• (actief) Beleid voert op voorkoming en beperking van PSA (i)
• Arbeidsomstandigheden toetst (i)
• (waar nodig) maatregelen aanpast
• Voorlichting en training aanbiedt aan leidinggevenden en medewerkers
• Opvang regelt (vertrouwenspersoon) + behandeling biedt van klachten (klachtenregeling)

De Arbowet zegt niet letterlijk dat een vertrouwenspersoon verplicht is, maar als werkgever heb je wel taak je aan deze verplichting te voldoen. Daarnaast heb je het als zelfstandig ondernemer en werkgever al druk genoeg en is het fijn als je iemand hier extern voor kan inhuren die met jou meedenkt en jou ontzorgt.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon heeft 3 hoofdtaken: (i)

1. Opvang & begeleiding
2. Signaleren & adviseren
3. Presenteren & informeren

Je staat als vertrouwenspersoon naast de melder en neemt het niet over. Als vertrouwenspersoon denk je mee, geef je advies en help je de melder een keuze te maken die het beste past.

Wat is PSA? Psycho-Sociale-Arbeidsbelasting

Stress die ontstaat als reactie op ongewenst gedrag en een te hoge werkdruk. De vormen van ongewenst gedrag zijn pesten, agressie en geweld, discriminatie en (seksuele) intimidatie en kunnen leiden tot lichamelijke, psychische en sociale klachten.

De werkgever moet (actief) beleid voeren om PSA te voorkomen of te beperken zoals vastgelegd in de Arbowet

De werknemer moet naar eigen vermogen zorgdragen voor zijn of haar eigen veiligheid en gezondheid en die van andere betrokken personen.

En hoe ziet actief beleid er dan uit?

• Als werkgever voer je inventarisatie: breng risico’s in kaart via een Risico-Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).
• Onderzoek oorzaken van werkdruk en ongewenst gedrag, bijvoorbeeld met enquêtes.
• Voorkomen & Signaleren: gedragscode: stel regels op over gewenst gedrag en omgangsvormen, en voer deze uit.
• Cultuur: creëer een open cultuur waarin men elkaar aanspreekt op ongewenst gedrag en maak het onderwerp bespreekbaar.
• Voorlichting: informeer werknemers over PSA en de gevolgen ervan.
• Sociale Relaties: stimuleer teamuitjes, gezamenlijke lunches en onderlinge steun.
• Aanpakken & Ondersteunen: benoem een vertrouwenspersoon voor werknemers die niet bij leidinggevende terechtkunnen.
• Klachtenprocedure: zorg voor een officiële procedure en eventueel een klachtencommissie.
• Plan van Aanpak: stel concrete maatregelen op basis van de RI&E en evalueer de effectiviteit.
• Actieve rol van werkgever: steun en handhaaf het beleid. Wijs op de zorgplicht volgens de Arbowet. Zorg dat de leidinggevenden het goede voorbeeld geven.

Kortom, het is een integrale aanpak die verder gaat dan alleen reageren, gericht op het creëren van een gezonde en veilige werkomgeving.

Het toetsen van de arbeidsomstandigheden

Het laten controleren van je Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) en het bijbehorende Plan van Aanpak door een gecertificeerde Arbo deskundige of arbodienst, om te verifiëren of alle arbeidsrisico’s in kaart zijn gebracht, de juiste maatregelen zijn genomen en alles voldoet aan de Arbowet. Deze toetsing bestaat uit een systeemtoets (beoordeelt het proces en de volledigheid) en, indien nodig, een scopetoets (dieper in op specifieke risico’s). Een handige website: www.rie.nl

De taken van een vertrouwenspersoon

Opvang & begeleiding:

• Opvangen van de melder: een luisterend oor bieden
• Meedenken over mogelijke stappen en helpen een eigen keuze te maken
• Begeleiden en nazorg geven
• Doorverwijzen

Signaleren & adviseren:

• Signaleren van trends
• Adviseren/ sparren met leidinggevende(n)

Presenteren & informeren:

• PR en voorlichting
• Registreren van meldingen
• Meeschrijven aan het jaarverslag

Schendingen integriteit

• Machtsmisbruik
• Corruptie
• Nalatigheid
• Fraude, diefstal, verduistering
• Dubieuze giften of beloften
• Onverenignare functies en verbindingen
• Misbruik en manipulatie van informatie
• Verspilling en wanprestatie
• Misdragingen in privé tijd

Als vertrouwenspersoon ben je getraind om te de-escaleren, naast de melder te gaan staan, niet over te nemen en de melder te beschermen. Alles wat tegen de vertrouwenspersoon verteld wordt is vertrouwelijk, tenzij er sprake is van ernstige strafbare feiten waarmee de vertrouwenspersoon in gewetensnood komt.

Middels het jaarverslag kunnen er bijvoorbeeld trends aan het licht komen. Mocht dit al eerder gesignaleerd worden kan de vertrouwenspersoon dit als advies of signaal af geven aan de leidinggevende.

Als vertrouwenspersoon zorg je ervoor dat de medewerkers weten wie je bent en hoe ze je kunnen bereiken. Dit kan op verschillende manieren, passend bij het bedrijf.